Top 7 câu hỏi thường gặp về công nghệ mà đội ngũ chúng tôi nhận được nhiều nhất hầu hết đến từ các chủ shop vừa mở. Đơn hàng đã về kho, khách đã chốt đơn, vậy mà lúc ngồi tính lại giá vốn thì tiền cứ hao hụt ở đâu đó. Truy ra thì phần lớn vấn đề nằm ở khâu thanh toán, bảo mật dữ liệu và mấy công cụ quản lý cơ bản chưa được nắm rõ.
Bài này chúng tôi gom lại bảy câu hỏi phổ biến nhất, kèm cách trả lời và hạn chế thật của từng hướng. Chỗ nào là con số cụ thể của nền tảng thanh toán hay sàn, chúng tôi sẽ nói thẳng rằng bạn cần tự kiểm tra lại trên trang chính thức. Các mức phí đó thay đổi theo thời điểm, nên không ai dám khẳng định thay bạn.
Vì sao người kinh doanh online hay vướng chuyện công nghệ?
Chúng tôi để ý một điểm chung ở gần như mọi ca tư vấn: người mới thường bắt đầu từ sản phẩm và giá bán, chứ ít ai bắt đầu từ quy trình. Họ biết mình nhập món gì, bán chênh bao nhiêu, nhưng không hình dung được dòng tiền đi qua bao nhiêu lớp trung gian trước khi tới tay nhà cung cấp.
Chính khoảng trống đó tạo ra các câu hỏi về công nghệ. Khi tiền hao hụt, người ta mới đi tìm hiểu phí chuyển đổi. Khi khách phàn nàn, người ta mới nghĩ tới tốc độ website. Khi mất danh sách khách, người ta mới để ý tới bảo mật. Đây không phải lỗi của ai cả, chỉ là thứ tự học việc mà thôi.
Điều chúng tôi muốn bạn mang theo khi đọc bảy câu hỏi bên dưới: mỗi câu không có một đáp án đúng cho tất cả mọi người. Câu trả lời phụ thuộc vào khối lượng đơn, tệp khách và số vốn bạn đang có. Cùng một câu hỏi, shop mới mở và shop đã chạy vài nghìn đơn sẽ cần hướng xử lý khác hẳn nhau.
Câu 1: Thanh toán quốc tế có những loại phí ẩn nào?
Đây là câu khiến nhiều người mất tiền oan nhất. Khi bạn trả tiền cho nhà cung cấp nước ngoài, số tiền rời khỏi tài khoản không dừng ở con số trên hoá đơn. Có ít nhất ba lớp phí cộng thêm mà người mới thường bỏ qua khi tính giá vốn.
Lớp thứ nhất là phí chuyển đổi ngoại tệ. Ngân hàng hoặc ví điện tử đổi tiền Việt sang đô la, hoặc nhân dân tệ, theo tỷ giá riêng của họ. Tỷ giá này thường cao hơn tỷ giá bạn tra trên Google một chút. Ví dụ bạn chuyển 100 đô, tỷ giá thị trường 25.000 nhưng đơn vị tính 25.200, bạn đã mất thêm 20.000 đồng mà hoá đơn không hề ghi. Cộng dồn vài trăm đơn, khoản này khá đau.
Lớp thứ hai là phí trung gian, tức phí mà ngân hàng trung gian thu khi tiền đi vòng qua nhiều hệ thống quốc tế. Khoản này thường cố định vài trăm nghìn mỗi lệnh. Nếu bạn chia nhỏ thành nhiều lần chuyển, tổng phí sẽ cao hơn hẳn so với gộp lại một lần.
Lớp thứ ba là phí xử lý phía bên nhận. Có nơi thu trước, có nơi trừ thẳng vào số tiền nhận. Kiểu trừ thẳng mới khó chịu, vì bạn chuyển đủ mà nhà cung cấp báo thiếu, rồi hai bên phải qua lại vài lần mới rõ.
Nhóm phù hợp với cảnh báo này là người nhập hàng nước ngoài về bán lại, đặc biệt ai bán theo kiểu ăn chênh lệch vài phần trăm. Chỉ một khoản phí ẩn cũng đủ ăn hết lợi nhuận của cả đơn hàng. Hạn chế thật là mức phí mỗi bên mỗi khác và thay đổi theo từng năm, nên bạn cần chủ động đối chiếu biểu phí ngay tại thời điểm giao dịch. Đội ngũ chúng tôi từng tổng hợp phân tích về thanh toán quốc tế khi nhập hàng và các khoản phí ẩn, bạn có thể đọc để soát lại từng bước chuyển tiền của mình.
Câu 2: Nên bán qua sàn hay làm website riêng trước?
Gần như buổi tư vấn đầu tiên nào cũng có câu này. Cách trả lời ngắn gọn: nếu bạn chưa có khách, sàn là nơi dễ tiếp cận nhất. Nếu bạn đã có tệp khách quen và tên tuổi nhất định, website riêng mới đáng đầu tư nghiêm túc.
Sàn thương mại điện tử có sẵn lượng người mua mỗi ngày. Bạn chỉ việc đăng hàng và tối ưu nội dung để nổi lên. Đổi lại, mỗi đơn bạn phải chia hoa hồng, và khách thuộc về sàn chứ không thuộc về bạn. Muốn nhắn tin khuyến mãi cho khách cũ cũng phải theo quy định của sàn, có khi không được phép.
Website riêng thì ngược lại. Bạn toàn quyền xây thương hiệu, thu email khách, chạy quảng cáo theo cách của mình, không ai lấy hoa hồng. Nhưng bạn phải tự kiếm từng lượt truy cập và tự thuyết phục khách tin một cái tên mới. Chúng tôi từng gặp không ít bạn vừa mở shop đã thuê làm website vài chục triệu, rồi để đó cả tháng vì chưa biết đổ khách vào đâu.
Hướng đi ít rủi ro hơn là bán qua sàn trước để hiểu khách, hiểu mặt hàng nào chạy nhất, đến khi doanh thu đủ nuôi website hẵng làm. Nếu bạn đang bán ở nhiều kênh cùng lúc và thấy rối, bài viết về quản lý đơn hàng đa kênh từ nhập hàng đến giao vận sẽ cho bạn hình dung rõ cách vận hành.
Câu 3: Làm sao bảo mật thông tin khách hàng?
Khi lượng khách tăng, bạn sẽ giữ trong tay một mớ dữ liệu: số điện thoại, địa chỉ, đôi khi cả thông tin thanh toán. Mất những dữ liệu này không chỉ xấu hổ, mà còn khiến khách quay lưng và bạn có thể vướng rắc rối pháp lý.
Việc đầu tiên nên làm là ngừng lưu thông tin khách trong file Excel để trên máy tính cá nhân hoặc Google Drive không đặt mật khẩu. Nghe đơn giản, nhưng đây là lỗi phổ biến nhất mà chúng tôi gặp khi tư vấn cho shop nhỏ. Máy tính hỏng, tài khoản bị chiếm, hay chỉ đơn giản là nhân viên cũ còn giữ quyền truy cập cũng đủ để lộ toàn bộ danh sách khách.
Tiêu chí nên tìm ở công cụ quản lý dữ liệu gồm vài điểm sau.
- Dữ liệu được mã hoá cơ bản, nghĩa là nội dung được xáo trộn để người ngoài đọc vào chỉ thấy ký tự vô nghĩa.
- Có phân quyền theo từng nhân viên, giống như chia chìa khoá, ai cần mở tủ nào mới có chìa đó.
- Có log ghi lại ai đã xem hoặc sửa thông tin khách, để khi có chuyện bạn biết đường truy.
- Bật xác thực hai lớp khi đăng nhập, nhất là tài khoản của chủ shop và kế toán.
Nhóm nên quan tâm sớm là ai đã có vài trăm khách trở lên. Chuyện này nhỏ khi mới vài chục khách, nhưng thành vấn đề lớn khi bạn giữ vài nghìn hồ sơ. Hạn chế thật là bảo mật tuyệt đối gần như không tồn tại. Cách làm an toàn là xếp nhiều lớp bảo vệ, chứ đừng tin vào một công cụ duy nhất. Bạn cũng nên cân nhắc kỹ khi chọn đối tác công nghệ, vì một bên thiếu kinh nghiệm có thể khiến dữ liệu khách của bạn gặp rủi ro. Chúng tôi có bài hướng dẫn về cách nhận biết nhà cung cấp dịch vụ công nghệ uy tín để bạn tham khảo trước khi ký hợp đồng.
Câu 4: Công cụ quản lý đơn miễn phí có đủ dùng không?
Câu trả lời phụ thuộc vào một con số duy nhất: bạn đang chạy bao nhiêu đơn mỗi ngày. Đừng trả lời theo cảm giác, hãy mở sổ ra đếm thật trong một tuần cao điểm.
Nếu bạn đang ở mức vài đơn mỗi ngày, công cụ miễn phí thường quá đủ. Chúng cho bạn ghi đơn, in phiếu giao hàng, đối soát với đơn vị vận chuyển ở mức cơ bản. Chi phí bằng không, rủi ro cũng thấp vì bạn chưa có nhiều để mất.
Khi vượt qua một ngưỡng nào đó, ví dụ vài chục đơn mỗi ngày hoặc cần báo cáo doanh thu theo nhân viên, theo sản phẩm, bạn sẽ thấy công cụ miễn phí bắt đầu chật vật. Phần lớn chúng giới hạn số đơn xử lý mỗi tháng, hoặc khoá tính năng báo cáo nâng cao sau thời gian dùng thử. Có nơi chèn quảng cáo vào giao diện, gây rối mắt và dễ bấm nhầm.
Nếu bạn đã có hai ba nhân viên cùng xử lý đơn, việc trả phí để có phân quyền và báo cáo rõ ràng thường rẻ hơn cái bạn mất khi làm sai. Nhưng hạn mức miễn phí mỗi công cụ mỗi khác và thay đổi liên tục, nên cái miễn phí hôm nay có thể thành gói trả phí vào năm sau. Khi chọn công cụ, hãy ưu tiên loại cho phép xuất dữ liệu ra file, để bạn không bị kẹt nếu muốn chuyển sang bên khác.
Câu 5: Website có cần tốc độ cao ngay từ đầu không?
Tốc độ tải trang là chuyện thật, nhưng mức độ cần thiết tuỳ giai đoạn. Nguyên lý đơn giản: mỗi giây chờ thêm, khách có thêm lý do bỏ đi. Người ta thường rời trang sau vài giây nếu màn hình vẫn trắng. Vấn đề là bạn chưa cần đạt tốc độ hoàn hảo ngay khi mới mở bán.
Mức chấp nhận được trong giai đoạn đầu thường là trang chủ và trang sản phẩm hiện ra trong khoảng hai đến ba giây trên mạng 4G bình thường. Nếu trang của bạn đang mất cả chục giây, đó là vấn đề cần sửa ngay. Nguyên nhân phổ biến nhất là ảnh quá nặng chưa được nén, hoặc nhà cung cấp hosting quá yếu.
Nhóm nên quan tâm tốc độ sớm là ai xác định website là mặt tiền chính, không phải kênh phụ. Với nhóm này, sửa từ đầu dễ hơn sửa khi đã có hàng nghìn bài viết. Còn hạn chế thật thì rõ ràng: tối ưu tốc độ tối đa ngay từ đầu tốn tiền và thời gian, trong khi ngân sách người mới thường eo hẹp. Bạn không cần chạy đua điểm số tuyệt đối trên các công cụ đo. Cứ đặt mục tiêu ở mức khách không phàn nàn, rồi nâng dần khi doanh thu cho phép.
Câu 6: Tự học công nghệ cơ bản hay thuê người hỗ trợ ngay?
Đây là câu chúng tôi hay khuyên ngược số đông. Các thao tác cơ bản như đăng sản phẩm, đối soát đơn, chuyển tiền cho nhà cung cấp, bạn nên tự học trước. Không phải vì tiết kiệm vài đồng, mà vì hiểu việc thì mới kiểm soát được chất lượng và phát hiện sai sót kịp thời.
Chuyện thật khá phổ biến: một bạn mới mở shop thuê ngoài toàn bộ từ làm website, đăng bài, chạy quảng cáo, tới trả lời khách. Ba tháng sau doanh thu không nhúc nhích, mà bạn ấy không biết bắt đầu sửa từ đâu vì chẳng nắm được bước nào đang hỏng. Chi phí thì vẫn chảy đều mỗi tháng.
Việc nên thuê ngoài sớm là những việc đòi hỏi kỹ thuật sâu hoặc chuyên môn bạn khó tự làm trong thời gian ngắn. Ví dụ thiết kế hệ thống bảo mật, cấu hình máy chủ, tối ưu tốc độ chuyên sâu, hoặc chạy quảng cáo quy mô lớn cần kinh nghiệm thực chiến.
Hạn chế thật là tự học tốn thời gian, có thể khiến bạn chậm hơn đối thủ ở giai đoạn đầu. Đổi lại, bạn có nền tảng để biết cái gì đáng thuê, cái gì không, và tránh bị dắt mũi bởi những lời chào hàng quá hấp dẫn.
Câu 7: Chọn công nghệ theo nhu cầu thế nào cho khỏi lệch?
Mỗi tháng lại có công cụ mới được quảng cáo rầm rộ, nghe thì hay nào là tiết kiệm thời gian, nào là tăng doanh thu gấp ba. Người mới dễ bị cuốn và mua về một đống thứ dùng vài lần rồi bỏ.
Tiêu chí đơn giản nhất: công nghệ phải giải quyết một vấn đề đang tồn tại của bạn, chứ không phải vấn đề bạn thấy người khác nói. Ví dụ bạn đang mất hai tiếng mỗi ngày để nhập đơn thủ công, thì công cụ tự động hoá đơn hàng là đáng mua. Còn nếu bạn chưa có đủ đơn để mất thời gian, tự động hoá chưa phải ưu tiên.
Cách tự kiểm tra khá dễ áp dụng: viết ra ba việc đang tốn thời gian nhất trong tuần, rồi xem công cụ bạn định mua giải quyết được mục nào. Nếu nó chỉ giải quyết việc không nằm trong danh sách, khoan mua. Hạn chế thật là công nghệ mới không phải lúc nào cũng phù hợp quy mô nhỏ. Một hệ thống quản trị đồ sộ có thể biến shop năm người thành nơi căng thẳng vì quy trình rườm rà hơn cả lợi ích mang lại.
Với ai muốn tìm hiểu sâu hướng ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào vận hành, bài về AI trong doanh nghiệp từ tự động hoá quy trình đến tối ưu vận hành sẽ giúp bạn đánh giá đúng hơn trước khi đầu tư. Còn nếu bạn quan tâm tới việc ứng dụng AI vào chăm sóc khách hàng, việc đối chiếu nhiều góc nhìn triển khai thực tế của ứng dụng AI cho chăm sóc khách hàng trên website và app cũng rất đáng tham khảo trước khi chọn nền tảng.
Ba sai lầm chúng tôi thấy lặp đi lặp lại
Những sai lầm dưới đây xuất hiện trong gần như mọi ca tư vấn của đội ngũ, nên đáng để bạn soi lại mình trước khi xuống tiền cho bất kỳ công cụ nào.
- Đầu tư công cụ đắt tiền ngay từ đầu khi lượng đơn còn ít. Tiền chảy ra đều mỗi tháng trong khi doanh thu chưa theo kịp, khiến dòng tiền căng thẳng không cần thiết.
- Không tìm hiểu kỹ phí ẩn khi thanh toán quốc tế, dẫn tới tính sai giá vốn. Bán vẫn thấy có lãi trên giấy, tới lúc đối chiếu tài khoản lại thấy lỗ.
- Bỏ qua bảo mật dữ liệu khách vì nghĩ quy mô nhỏ chưa cần. Tới khi xảy ra chuyện mới xử lý thì đã muộn, và thiệt hại về uy tín thường khó lấy lại hơn thiệt hại tiền bạc.
- Chạy theo công cụ mới chỉ vì thấy người khác dùng, trong khi nhu cầu thật của mình chưa tới mức đó.
Cách phòng tránh chung khá giản dị. Trước mỗi quyết định chi tiền cho công nghệ, tự hỏi nó giải quyết vấn đề nào, đo được bằng con số gì, và bao lâu thì thấy kết quả. Không trả lời được ba câu này thì khoan xuống tiền. Với shop nhỏ chưa có kế toán riêng, việc chọn phần mềm kế toán vừa sức cũng nằm trong nhóm quyết định này. Bạn cũng đừng quên rằng những vấn đề về chọn đơn vị tư vấn phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thường xuất phát từ việc chưa xác định rõ mình cần gì.
Câu hỏi thường gặp thêm
Người mới nên ưu tiên giải quyết vấn đề công nghệ nào trước?
Nắm rõ các khoản phí khi thanh toán quốc tế trước. Đây là thứ ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn, và sai ở khâu này thì mọi tính toán sau đó đều lệch. Sau đó mới tới bảo mật dữ liệu khách và chuyện chọn kênh bán.
Dùng nhiều công cụ miễn phí cùng lúc có ổn không?
Tập trung một nền tảng chính rồi bổ sung công cụ phụ khi thật cần. Dùng nhiều nơi cùng lúc dễ khiến dữ liệu phân tán, khó đối soát, và bạn mất thời gian chuyển qua lại thay vì làm việc.
Thanh toán qua trung gian có an toàn hơn không?
Không hẳn. Bên trung gian giúp bạn giao dịch với nhà cung cấp không nhận thẻ quốc tế, nhưng bạn phải kiểm tra kỹ giấy tờ, biểu phí và chính sách xử lý khi có tranh chấp. Không bên nào an toàn tuyệt đối, chỉ có bên minh bạch hay không minh bạch.
Khi nào nên đầu tư website riêng thay vì chỉ bán qua sàn?
Khi bạn đã có tệp khách quen, doanh thu ổn định đủ nuôi chi phí duy trì, và thấy rõ nhu cầu xây thương hiệu riêng thay vì phụ thuộc quy định của sàn. Chưa đạt mấy điều đó thì cứ bán trên sàn cho chắc.
Nếu chỉ được nói một câu cho người mới, đội ngũ chúng tôi sẽ nhắc bạn bắt đầu bằng việc đếm đúng số tiền thật sự chảy ra và chảy vào mỗi tháng. Công nghệ chỉ là công cụ giúp bạn nhìn rõ con số đó nhanh hơn, chứ không tự tạo ra lợi nhuận. Một công cụ miễn phí dùng đúng cách đáng giá hơn một hệ thống đắt tiền nằm im. Khi bạn đã nắm rõ dòng tiền và khối lượng công việc của mình, việc chọn mua gì, thuê ai, đầu tư vào đâu sẽ trở nên rõ ràng hơn nhiều. Và nếu cần một điểm tựa để bắt đầu, hãy thử ghé qua các bài hướng dẫn công nghệ cho người kinh doanh online của chúng tôi, rồi chọn ra việc đáng làm nhất trong tuần này.
