Một chị chủ trung tâm tiếng Anh nhỏ từng nhắn tin kể cho chúng tôi nghe câu chuyện của mình. Chị chuyển sang tổng đài ảo để tiết kiệm chi phí lắp đường dây cố định. Nhưng vì chọn nhầm nhà cung cấp giá rẻ, cuộc gọi cứ rớt giữa chừng, âm thanh rè liên tục.
Phụ huynh gọi tư vấn nghe không rõ. Có người còn nghĩ trung tâm thiếu chuyên nghiệp nên bỏ qua luôn. Chị tiếc số tiền đã đóng cả năm nên cố dùng tiếp, nhưng càng dùng càng thấy ảnh hưởng tới hình ảnh trung tâm. Đây là tình huống khá phổ biến với doanh nghiệp nhỏ khi lần đầu chuyển sang tổng đài ảo mà chưa tìm hiểu kỹ chất lượng dịch vụ.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ muốn chuyển sang tổng đài ảo nhưng chưa biết chọn nhà cung cấp nào
Chất lượng cuộc gọi và độ ổn định giữa các nhà cung cấp tổng đài ảo không hề giống nhau. Đó chính là điều chị chủ trung tâm tiếng Anh chỉ nhận ra sau khi đã trải nghiệm thực tế. Nói dễ hiểu, tổng đài ảo là hệ thống điện thoại doanh nghiệp vận hành qua internet thay vì đường dây điện thoại vật lý truyền thống.
Nhờ vậy doanh nghiệp không cần đầu tư hạ tầng dây cáp phức tạp. Bạn có thể dùng ngay trên điện thoại di động hoặc máy tính. Tuy nhiên, chất lượng cuộc gọi phụ thuộc nhiều vào hạ tầng kỹ thuật của từng nhà cung cấp. Không phải đơn vị nào cũng đảm bảo đường truyền ổn định như nhau, nên trải nghiệm thực tế có thể khác biệt rõ rệt dù cùng là dịch vụ tổng đài ảo.
Chọn đúng đơn vị uy tín giúp doanh nghiệp vận hành liên lạc trơn tru và chuyên nghiệp hơn. Đây cũng là lý do việc tìm hiểu kỹ trước khi chọn trở nên quan trọng, đặc biệt với những nơi mà việc gọi điện tư vấn khách hàng đóng vai trò then chốt như trung tâm ngoại ngữ, spa hay phòng khám. Một cuộc gọi bị rớt giữa chừng, âm thanh rè khi đang tư vấn khách hàng không chỉ gây khó chịu mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới ấn tượng chuyên nghiệp mà doanh nghiệp muốn xây dựng.
Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp tổng đài ảo uy tín
Chất lượng cuộc gọi phải ổn định
Chất lượng cuộc gọi ổn định, ít bị rớt mạng hay nhiễu âm là tiêu chí quan trọng nhất. Chúng tôi luôn khuyên bạn kiểm tra kỹ điều này trước khi ký hợp đồng dài hạn với bất kỳ nhà cung cấp nào. Vì chất lượng cuộc gọi phụ thuộc nhiều vào hạ tầng đường truyền internet, bạn nên hỏi rõ họ dùng hạ tầng riêng hay thuê lại từ bên thứ ba.
Đồng thời, hãy yêu cầu họ đưa ra số liệu cam kết về tỷ lệ cuộc gọi thành công. Các nhà cung cấp uy tín thường công bố mức cam kết khá cao. Điều này giúp hạn chế tình trạng gián đoạn thường xuyên như trường hợp mà chị chủ trung tâm tiếng Anh từng gặp phải.
Đủ tính năng quản lý cơ bản
Có đầy đủ tính năng cơ bản như ghi âm, thống kê cuộc gọi phục vụ quản lý cũng là tiêu chí không thể bỏ qua. Điều này đặc biệt cần thiết với doanh nghiệp muốn theo dõi chất lượng tư vấn của nhân viên. Tính năng ghi âm giúp chủ doanh nghiệp nghe lại để đánh giá cách nhân viên tư vấn khách hàng, từ đó phát hiện sớm những điểm cần cải thiện trong kịch bản trả lời.
Tính năng thống kê cuộc gọi giúp bạn theo dõi số lượng cuộc gọi tới, cuộc gọi nhỡ, và thời lượng trung bình mỗi cuộc gọi. Nhờ đó, bạn có thể đánh giá hiệu suất làm việc của bộ phận chăm sóc khách hàng một cách khách quan, dựa trên số liệu cụ thể thay vì chỉ dựa vào cảm nhận chủ quan.
Kinh nghiệm chọn nhà cung cấp phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ
Dùng thử trước khi cam kết lâu dài
Dùng thử gói cơ bản trước khi cam kết hợp đồng dài hạn với số lượng lớn là kinh nghiệm chúng tôi luôn khuyên bạn áp dụng. Đừng đóng tiền cả năm ngay từ đầu như tình huống chị chủ trung tâm tiếng Anh đã gặp phải. Hầu hết nhà cung cấp tổng đài ảo uy tín đều có gói dùng thử ngắn hạn hoặc gói cơ bản với số điện thoại giới hạn, giá thành thấp.
Gói dùng thử này đủ để doanh nghiệp trải nghiệm thực tế chất lượng cuộc gọi trong khoảng một, hai tuần. Sau đó bạn mới nên quyết định mở rộng quy mô sử dụng và ký hợp đồng dài hạn với chi phí lớn hơn.
Tham khảo đánh giá từ người dùng thực tế
Tham khảo đánh giá thực tế từ các doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ trước đó cũng là bước không nên bỏ qua. Một sai lầm khá phổ biến mà chúng tôi từng gặp là doanh nghiệp chỉ dựa vào lời giới thiệu, quảng cáo của chính nhà cung cấp. Họ không tìm hiểu thêm phản hồi từ khách hàng đã dùng thực tế.
Trong khi đó, những đánh giá độc lập, không do nhà cung cấp kiểm soát nội dung, thường phản ánh sát thực tế hơn nhiều về chất lượng dịch vụ. Điều này đặc biệt đúng với những vấn đề phát sinh sau vài tháng sử dụng, chứ không chỉ trong giai đoạn dùng thử ban đầu.
Một số nguồn tham khảo thêm
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm cách đánh giá, so sánh nhiều loại thiết bị, phần mềm, dịch vụ công nghệ khác nhau cho doanh nghiệp nhỏ, không riêng gì tổng đài ảo, có thể tham khảo thêm đánh giá và so sánh thiết bị, phần mềm, dịch vụ bảo mật mà chúng tôi từng chia sẻ. Nếu muốn nhận diện nhà cung cấp dịch vụ công nghệ đáng tin cậy nói chung, bạn có thể xem thêm cách nhận biết nhà cung cấp dịch vụ công nghệ uy tín để có thêm tiêu chí áp dụng khi lựa chọn đối tác công nghệ cho doanh nghiệp.
Ngoài tổng đài ảo, doanh nghiệp cũng nên quan tâm tới bảo mật thông tin liên lạc. Bạn có thể tham khảo thêm đơn vị tư vấn bảo mật thông tin uy tín cho doanh nghiệp nhỏ để có góc nhìn toàn diện hơn khi số hóa hệ thống liên lạc.
Nếu doanh nghiệp bạn đang cần thêm một website chuyên nghiệp để giới thiệu dịch vụ, sản phẩm tới khách hàng song song với việc nâng cấp hệ thống liên lạc, có thể tham khảo https://mona.media/thiet-ke-website-ban-hang/ để có giải pháp phù hợp cho việc xây dựng kênh bán hàng trực tuyến chuyên nghiệp.
Kết luận
Chọn đúng nhà cung cấp tổng đài ảo uy tín giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành liên lạc chuyên nghiệp, linh hoạt mà vẫn tối ưu chi phí đầu tư. Bạn sẽ tránh được những trục trặc ảnh hưởng tới hình ảnh, như tình huống chị chủ trung tâm tiếng Anh từng gặp phải.
Nếu doanh nghiệp bạn đang cân nhắc chuyển sang tổng đài ảo hoặc đổi nhà cung cấp hiện tại, hãy dành thời gian dùng thử gói cơ bản. Tham khảo thêm đánh giá thực tế trước khi cam kết hợp đồng dài hạn. Đây là bước chuẩn bị đơn giản nhưng giúp bạn tránh được không ít rắc rối tốn kém về sau.
