Không phải doanh nghiệp nhỏ nào cũng có ngay một thương hiệu, nhà cung cấp, dịch vụ uy tín để gửi gắm sổ sách kế toán ngay từ đầu. Mở công ty nhỏ, chưa đủ tiền tuyển kế toán riêng, nhiều chủ doanh nghiệp đành tự ghi chép sổ sách bằng file Excel, tới cuối năm mới tá hỏa vì số liệu lộn xộn, không khớp nhau. Đây là tình cảnh quen thuộc mà phần mềm kế toán online hiện nay hoàn toàn có thể giải quyết.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ chưa có nhân sự kế toán riêng vẫn cần quản lý sổ sách chính xác
Phần mềm kế toán online giúp giải quyết vấn đề này mà không cần tuyển thêm nhân sự. Thay vì phải trả lương cố định hàng tháng cho một kế toán viên full-time, doanh nghiệp nhỏ có thể dùng phần mềm để tự quản lý sổ sách, hóa đơn, theo dõi thu chi ngay trên giao diện trực quan. Cách này phù hợp với cả những người không có chuyên môn kế toán sâu.
Chọn đúng thương hiệu, nhà cung cấp phù hợp giúp việc quản lý tài chính đơn giản, chính xác hơn. Điều này giúp tránh tình trạng sổ sách rối rắm do tự ghi chép thủ công thiếu hệ thống. Không phải phần mềm kế toán online nào cũng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Vì vậy, việc tìm hiểu kỹ trước khi chọn là bước quan trọng để tránh phải chuyển đổi nhiều lần, gây mất thời gian và gián đoạn công việc.
Tiêu chí đánh giá thương hiệu, nhà cung cấp phần mềm kế toán online uy tín
Khi tìm thương hiệu, nhà cung cấp phần mềm kế toán online uy tín, bạn nên đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:
- Giao diện đơn giản, dễ dùng: Đây là tiêu chí quan trọng hàng đầu với doanh nghiệp nhỏ chưa có kế toán riêng, phù hợp với người không có chuyên môn kế toán sâu. Một phần mềm dù đầy đủ tính năng nhưng giao diện phức tạp, thuật ngữ chuyên môn khó hiểu sẽ khiến chủ doanh nghiệp mất nhiều thời gian làm quen. Thậm chí dễ nhập sai dữ liệu nếu không hiểu rõ từng mục trên giao diện.
- Cập nhật quy định thuế, kế toán kịp thời: Quy định về thuế, hóa đơn điện tử thường xuyên có thay đổi. Nếu phần mềm không cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể vô tình kê khai sai theo quy định cũ, dẫn tới rủi ro bị xử phạt hành chính không đáng có.
- Uy tín, độ tin cậy của đơn vị cung cấp: Trước khi ký hợp đồng sử dụng lâu dài, bạn nên tìm hiểu kỹ về uy tín, độ tin cậy của thương hiệu, đơn vị cung cấp phần mềm. Tham khảo thêm cách nhận biết nhà cung cấp dịch vụ công nghệ uy tín để có thêm tiêu chí đánh giá trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp mình.
Kinh nghiệm chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ
Ưu tiên phần mềm có hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn sử dụng chi tiết cho người mới là kinh nghiệm quan trọng, đặc biệt với chủ doanh nghiệp lần đầu tự quản lý kế toán. Bạn nên chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng giải đáp thắc mắc, hướng dẫn cách nhập liệu, xuất báo cáo đúng chuẩn. Tránh chọn đơn vị chỉ cung cấp phần mềm rồi để người dùng tự mày mò mà không có hỗ trợ.
So sánh chi phí sử dụng hằng tháng so với việc thuê dịch vụ kế toán ngoài cũng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định hợp lý về mặt tài chính. Chi phí phần mềm kế toán online thường thấp hơn đáng kể so với việc thuê dịch vụ kế toán trọn gói hoặc tuyển nhân sự riêng. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nghiệp vụ kế toán phức tạp, việc kết hợp cả phần mềm lẫn tư vấn từ chuyên gia kế toán theo từng giai đoạn cũng là phương án đáng cân nhắc.
Trước khi chọn phần mềm, cũng nên tìm hiểu thêm cách đánh giá, so sánh các giải pháp phần mềm, dịch vụ công nghệ nói chung để có tiêu chí rõ ràng hơn khi ra quyết định. Xem thêm đánh giá và so sánh thiết bị, phần mềm, dịch vụ bảo mật để có thêm góc nhìn về việc lựa chọn phần mềm đáng tin cậy, bảo mật tốt cho dữ liệu tài chính của doanh nghiệp.
Ngoài kế toán, nhiều doanh nghiệp nhỏ cũng đang từng bước ứng dụng công nghệ vào các khâu vận hành khác để tối ưu chi phí, nguồn lực. Tham khảo thêm ứng dụng AI trong doanh nghiệp từ tự động hóa quy trình đến tối ưu vận hành để có thêm ý tưởng ứng dụng công nghệ đồng bộ trong toàn bộ hoạt động kinh doanh, không chỉ riêng khâu kế toán.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần xây dựng thêm kênh bán hàng online chuyên nghiệp song song với việc số hóa quy trình kế toán, có thể tham khảo thiết kế website bán hàng để có giải pháp phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Kết luận
Chọn đúng thương hiệu, nhà cung cấp phần mềm kế toán online uy tín giúp doanh nghiệp nhỏ chưa có kế toán riêng vẫn quản lý tài chính chính xác. Đồng thời, bạn cũng tiết kiệm được chi phí nhân sự đáng kể so với việc tuyển dụng hoặc thuê ngoài. Hãy dành thời gian tìm hiểu, so sánh kỹ giữa các thương hiệu, nhà cung cấp trước khi quyết định. Đó là bước đầu tư xứng đáng cho sự ổn định tài chính lâu dài của doanh nghiệp.
